Ausgangslage und Herausforderungen
In der dynamischen Geschäftswelt von heute stehen KMUs und Start-ups vor der Aufgabe, ein Finance Set-Up zu schaffen, das nicht nur effizient und flexibel ist, sondern sich auch schnell an wechselnde Marktbedingungen anpassen kann. Viele Unternehmen in dieser Umsatzgrößenordnung konzentrierten sich zunächst auf Produktentwicklung, Personalgewinnung und Vertrieb und vernachlässigten den Aufbau einer soliden finanziellen Infrastruktur. Doch mit dem Wachstum der Firma steigen die Anforderungen an das Finanzwesen sowohl intern zur Unterstützung von Managemententscheidungen als auch extern zur Erfüllung der Erwartungen von Investoren und Regulierungsbehörden.
Unternehmen in der beschriebenen Größenordnung müssen Aufgaben und Verantwortlichkeiten zunehmend auf mehrere Schultern verteilen, um ihnen nachhaltig gerecht werden zu können. Dies gilt insbesondere für administrative Themen wie Finance, die in der bisherigen Unternehmensphase nicht im Fokus standen, und es stellen sich die Fragen nach personeller Aufgabenverteilung sowie relevanten Prozessen und Systemen.
Im Folgenden möchten wir diese Aspekte beleuchten und konkrete Vorschläge für ein effektives und skalierbares Set-Up unterbreiten.
Aufbau und Strukturierung des Finance Set-Ups
Ein effektives Finance Set-Up für KMUs und Start-ups sollte folgende Kernbereiche strategisch abdecken:
- Finanzplanung und -steuerung: Umfasst die Erstellung von Planzahlen (Budgets), regelmäßige Finanzprognosen und die Anpassung des Budgets basierend auf aktuellen Geschäftsentwicklungen. Dies unterstützt das Management in der strategischen Entscheidungsfindung und hilft, finanzielle Stabilität zu gewährleisten.
- Operative Buchhaltung und Controlling: Eine präzise Erfassung und Auswertung der Ist-Zahlen sind essenziell, um ein effektives Controlling und Reporting sicherzustellen. Hierzu gehört auch der Soll-Ist-Vergleich, der eine schnelle Reaktion auf Abweichungen ermöglicht.
- Compliance und Regulierungsmanagement: KMUs und Start-ups müssen laufend sicherstellen, dass sie alle steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorschriften erfüllen. Dazu gehört die Einhaltung von Fristen für die Jahresabschlusserstellung und die ordnungsgemäße Abführung von Steuern.
- Finanzierung und Kapitalbeschaffung: Es ist entscheidend, geeignete Finanzierungsquellen zu identifizieren und zu sichern, um das Unternehmenswachstum und operative Flexibilität zu unterstützen.
Integration externer Expertise
Die Einbindung von spezialisierten Dienstleistern wie Steuerberatern, Buchhaltungsfirmen und CFO-as-a-Service kann wesentlich zur Effizienz und Skalierbarkeit des Finanzmanagements beitragen. Diese Dienstleister bieten nicht nur Fachwissen und Unterstützung bei der täglichen Finanzverwaltung, sondern bringen auch strategische Perspektiven für Wachstum und Optimierung ein.
Kosteneffizienz durch externe Dienstleister
KMUs und Start-ups profitieren erheblich von der Kosteneffizienz externer Finanzdienstleister. Diese können durch ihre Spezialisierung und Erfahrung oft kostengünstiger und effektiver Dienste anbieten als interne Ressourcen. Die Flexibilität, externe Ressourcen nach Bedarf zu nutzen, hilft zudem, die Fixkosten niedrig zu halten und die finanzielle Flexibilität zu maximieren.
Konkrete Ausgestaltung einer effizienten und dynamischen Zusammenarbeit:
SteuerberaterInnen: Steuerberater sind oft die ersten finanziellen Berater für Unternehmen ab deren Gründung. Sie übernehmen nicht nur die steuerlichen Angelegenheiten und die Jahresabschlusserstellung, sondern häufig auch die monatliche Finanz- und Lohnbuchhaltung in den Anfangsjahren. Mit dem Wachstum des Unternehmens kann es jedoch ratsam sein, bestimmte Aufgaben schrittweise intern zu übernehmen oder an spezialisierte Dienstleister, wie Buchhaltungsfirmen, auszulagern, um Effizienz und Skalierbarkeit zu steigern.
Spezialisierte Buchhaltungsfirmen: Diese Firmen bieten oft eine kosteneffizientere Abwicklung der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung sowie der Finanzbuchhaltung im Vergleich zu traditionellen Steuerberatern. Zum Beispiel könnte die Auslagerung der Lohnbuchhaltung an spezialisierte Dienstleister zu Einsparungen von bis zu 6 Euro pro Mitarbeiter und Monat führen, was bei 50 Mitarbeitern jährlich Einsparungen von bis zu 3.600 Euro bedeutet.
CFO-as-a-Service Firmen: Diese modernen Dienstleister unterstützen KMUs und Start-ups professionell im Finanzbereich, ohne die Fixkosten signifikant zu erhöhen. Sie bieten Unterstützung in Bereichen wie Reporting, Fundraising, M&A, sowie bei der Optimierung von Finanzprozessen und -systemen. Ihre Flexibilität macht sie besonders vor dem Aufbau einer internen Finanzabteilung zu einer wertvollen Ergänzung. Zudem können sie in allen Unternehmensphasen beratend zur Seite stehen und das Management sowie die Finanzabteilung entlasten.
Interne Finance Abteilung: In den ersten Jahren nach der Gründung eines Unternehmens ist eine interne Finanzabteilung oft nicht vorhanden, aus gutem Grund, da die Kosten und der Verwaltungsaufwand hoch sein können. Sobald jedoch eine bestimmte Unternehmensgröße erreicht ist, wird der schrittweise Aufbau einer internen Abteilung sinnvoll. CFO-Services unterstützen Unternehmen dabei, die Transition effizient zu gestalten und unnötige Kosten während des Aufbaus zu vermeiden.
Vorteile eines optimierten Finance Set-Ups
Ein gut konzipiertes Finanzsystem bietet umfangreiche Vorteile:
- Verbesserte finanzielle Performance: Eine klare Finanzstruktur unterstützt eine bessere finanzielle Steuerung und kann zur Verbesserung der Profitabilität führen.
- Erhöhte Transparenz und Kontrolle: Durch regelmäßiges Reporting und professionelles Controlling wird die finanzielle Transparenz erhöht, was zu informierteren und effektiveren Entscheidungen führt.
- Risikominimierung: Professionelle Dienstleister helfen, finanzielle Risiken zu identifizieren und zu minimieren, was besonders für wachsende Unternehmen kritisch ist.
- Strategische Flexibilität: Das Unternehmen bleibt in der Lage, schnell auf Veränderungen im Geschäftsumfeld zu reagieren.
Kostenoptimierung durch CFO Services im Vergleich zum traditionellen CFO
Ein optimiertes Finanz-Setup bietet zahlreiche Vorteile, darunter verbesserte finanzielle Performance und Stabilität, erhöhte Transparenz und Kontrolle über die Finanzen, sowie die Fähigkeit, strategisch und proaktiv auf Veränderungen im Geschäftsumfeld zu reagieren.
CFO Services bieten aber auch einen konkreten finanziellen Vorteil:
Unsere Kunden haben bereits einen Steuerberater und eine Buchhaltung. Um die Professionalisierung des Finanzmanagements und Controllings zu erreichen, braucht es aus unserer Erfahrung mindestens folgende Themen:
- Monatliches rollierendes Reporting
- Monatlicher Budgetvergleich
- Rentabilitätsanalysen
- Professionelles Investorenmanagement
- Eine strukturiert durchgeführter monatlicher Austausch mit operativen Geschäftsführern zu Verbesserungspotenzialen
- Laufende Verbesserung der Finanzprozesse für Genauigkeit, Effizienz und Compliance
Für wachsende Unternehmen stellt das Einstellen eines Vollzeit-CFOs oder eines Senior Controllers oft eine langwierige und kostenintensive Lösung dar. Traditionelle CFOs sind in Vollzeitpositionen nicht immer voll ausgelastet, was die Kosten-Nutzen-Rechnung ungünstig beeinflussen kann. Unternehmen können durch die Inanspruchnahme von CFO Services signifikant Kosten sparen – oft bis zu 100.000 Euro jährlich.
Ein weiteres häufiges Problem bei der traditionellen Einstellung ist, dass ein einzelner CFO möglicherweise nicht in der Lage ist, alle Anforderungen im Finanzbereich eines dynamischen Unternehmens abzudecken. Dies führt dazu, dass entweder hochbezahlte Mitarbeiter vorrangig mit Routinetätigkeiten wie dem Zusammenführen von Excel-Tabellen beschäftigt sind, oder dass zusätzliche Analysten für 70.000 Euro Vollkosten pro Jahr eingestellt werden müssen, um die analytischen und strategischen Bedürfnisse zu erfüllen.
Dienstleister wie Nortos bieten hier eine effiziente Alternative durch das Bereitstellen von CFO Services, die ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis aufweisen. Unsere Lösung besteht darin, Kunden ein Team von Finanzexperten zur Verfügung zu stellen, die als Teil eines flexiblen Retainer-Pakets agieren. Diese Teams nutzen einen standardisierten Stack von Finanzsoftware und Automatisierungslösungen, was die Effizienz weiter steigert und die finanzielle Transparenz und Prozessqualität verbessert. Dadurch können KMUs und Start-ups nicht nur ihre Kosten deutlich reduzieren, sondern auch eine höhere Flexibilität und Skalierbarkeit in ihrem Finanzmanagement erreichen.
Fazit
Es ist für KMUs und Start-ups von entscheidender Bedeutung, ein robustes und zukunftssicheres Finance Set-Up zu entwickeln, das die Basis für anhaltendes Wachstum und Erfolg bildet. Durch die strategische Integration externer Experten und die Nutzung fortschrittlicher Finanztechnologien können diese Unternehmen eine solide finanzielle Grundlage schaffen, die es ihnen ermöglicht, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und den Herausforderungen eines sich schnell verändernden Marktes zu begegnen.
Wir laden Sie ein, mit uns in den Dialog zu treten, um zu erkunden, wie Ihr Unternehmen von einem optimierten Finance Set-Up profitieren kann. Lassen Sie uns gemeinsam Ihr Finanzmanagement effizienter gestalten und Ihr Unternehmen für zukünftige Erfolge rüsten.
