Warum ist eine Budgetierung wichtig?
Eine Jahresplanung mit detaillierter Budgetierung ist der finanzielle Kompass für Ihr Unternehmen und bildet die Leitplanken aller Geschäftsentscheidungen. Sie beantwortet zentrale Fragen wie "Kann ich jetzt noch eine Person mehr einstellen?" oder "Was können wir für Online-Marketing ausgeben?" Mit diesem finanziellen Kompass können Sie fundierte Entscheidungen über die Verteilung von Ressourcen treffen, Umsatz-Meilensteine verfolgen und Ausgaben kontrollieren - und das alles im Rahmen eines zentral ausgearbeiteten Plans. Außerdem sehen Investoren Ihr Budget als Beweis für Ihre Fähigkeit, Unternehmensziele zu setzen und zu erreichen. So ist die Wahrscheinlichkeit eine Anschluss- oder Zusatzfinanzierung von bestehenden oder neuen Investoren zu erhalten, mit einer detaillierten Jahresplanung signifikant höher, als ohne - auch in herausfordernden Marktsituationen.
Als spezialisierter Dienstleister für CFO-Services stellen wir auch kostenlose Vorlagen zur Verfügung, die Ihnen und Ihrem Unternehmen dabei helfen, souverän mit und durch Ihre Finanzen zu navigieren. Unter folgendem Link können Sie sich unsere Vorlage für Ihre Jahresplanung kostenlos herunterladen. Wenn Sie eine Beratung zu Ihrer Jahresplanung oder Ihrem Budget wünschen, bieten wir Ihnen das erste Beratungsgespräch ebenfalls kostenlos an.
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Jahresplanung in 3 Schritten
1. Sammeln Sie wesentliche Daten aus Ihrem letzten bzw. aktuellen Geschäftsjahr
Aus unserer Erfahrung kennen wir die wichtigsten Datenquellen für die Geschäftsplanung und stellen Ihnen hier eine Checkliste zur Verfügung. Wir beschränken uns hier auf die wichtigsten Daten und zeigen den einfachsten Weg für Start-ups und KMUs.
Datenquellenfür die Jahresplanung
2. Beziehen Sie Ihr Team ein
Beziehen Sie die Führungskräfte und Abteilungsleiter:innen mit ein, damit sie sich frühzeitig ein Bild von Einstellungen, der Produktplanung und dem Ressourcenbedarf machen können. So können Sie sicherstellen, dass das Budget mit den Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmt. Überprüfen Sie hier bereits ihre wichtigsten KPIs.:
- Stimmen die Parameter?
- Sind die aktuellen Trends noch gültig? Gibt es neue Trends in den Marketingaktivitäten?
- Wie entwickeln sich Umsatz, Wareneinsatz oder Gesamtkosten?
- Sind unerwartete Anomalien vorgefallen, die in der kommenden Jahresplanung berücksichtigt werden sollten?
3. Setzen Sie realistische Ziele im Bezug auf das Marktumfeld
Legen Sie Ihr Budget auf erreichbare Umsatz- und Wachstumsziele fest. Berücksichtigen Sie Markttrends, Wettbewerb und finanzielle Beschränkungen, um zuverlässige Finanzprognosen zu erstellen. Gründliche Recherchen (sowohl in Ihrem Unternehmen als auch in der Marktbetrachtung) sind der Schlüssel.
Schritt für Schritt Anleitung für den Aufbau
Insgesamt ist es empfehlenswert, eine simple Rechenlogik zu verwenden und diese mit sorgfältig geprüften Parametern zu füllen.
Umsatzplanung
Ermitteln Sie die Einnahmequellen Ihres Unternehmens und die Kanäle, über die Sie Kunden gewinnen. Modellieren Sie die wichtigsten Kennzahlen, die den Umsatz herleiten, um die Ressourcenzuweisung zu steuern. Wenn Ihr Online-Marketing in 2023 beispielsweise einen niedrigeren ROI als Ihr Vertrieb erzielt hat, können Sie eine Steigerung des Budgets im Vertriebsteam planen statt eine Erhöhung des Online-Marketing-Budgets. Besonders auf der Umsatzebene empfehlen wir eine aktuelle und fortlaufende Kommentierung des Plans, damit Sie für Ihre Investoren direkt einen Ansatzpunkt zur Jahresstrategie haben.
Empfehlung: Beachten Sie die Grenznutzen der Marketingkanäle.
Für die meisten Unternehmen empfehlen wir eine Planung auf der Basis der Vertriebsfähigkeit. Konkret bedeutet das: Planen Sie Ihre Ressourcen pro Vertriebskanal und schätzen Sie mittels Lead pro Euro oder FTE die Anzahl der Kunden. Durchschnittliche Auftragswerte oder Warenkorbgrößen lassen sich meist schnell finden. Wichtig: Auftragsbestand und aktive Leads sollten separat gekennzeichnet werden von einer Planung, die noch nicht im CRM etc. ist. Diese Art von Planung schafft das größte Vertrauen bei Investoren.
Empfehlung: Umsatz nicht ohne Limitierungen der operativen Bearbeitung planen.
- Bei Agenturen sollten die berechneten Stunden zu den verfügbaren Kapazitäten passen.
- Bei Produktionsunternehmen müssen die aktuellen Ausbringungsmengen und verkauften Stückzahlen zusammenpassen oder es müssen weitere Investitionen geplant werden.
- Bei Händlern muss die Lieferzeit beachtet werden.
Kostenmanagement
Erkennen Sie die mit den Verkäufen verbundenen Kosten, wie z. B. Inventar und Zahlungsabwicklung. Stellen Sie sicher, dass Ihre Preisgestaltung und Kosten gesunde Bruttomargen und eine nachhaltige Wirtschaftlichkeit bei der Skalierung unterstützen. Hier steckt der Teufel im Detail: Wenn Sie pro Produktlinie planen, beachten Sie die jeweiligen Auswirkungen auf die Profitabilität.
Empfehlung: Nutzen Sie bei der Planung des durchschnittlichen Warenkorbs einen Produkt-Mix und schätzen Sie die direkten Kosten auf dessen Basis.
Operative Budgetierung
Kategorisieren Sie feste Ausgaben - von Gehältern bis hin zu Marketingkosten. Schätzen Sie die Kosten anhand von Branchen-Benchmarks und Kostenvoranschlägen von Anbietern und beziehen Sie sich auf Jahresabschlüsse. Arbeiten Sie nicht ohne gute Begründung gegen Trends. Wenn die Instagram-Conversions und CPCs seit 24 Monaten steigen, ist eine Trendumkehr möglich, sollte jedoch plausibel erklärt werden.
Empfehlung:: Behalten Sie Ihre Recruiting-Kosten im Blick. Bei dem aktuellen Mangel an Fachkräften ist eine gute Einstellung oft teurer als in den vergangenen Jahren..
Investitionen
Berücksichtigen Sie einmalige Kapitalinvestitionen, z. B. für Geräte oder Büroeinrichtungen. Schätzen Sie die Kosten auf der Grundlage Ihres Geschäftsbedarfs und Ihrer Wachstumsstrategie.
Empfehlung: Denken Sie bei Investitionen nicht nur an physische Güter. Software, Trainingsprogramme, Berater:innn für Prozessverbesserungen können zwar nicht alle bilanziert werden, stellen aber größere Einmalausgaben dar.
Kleine Posten
Gerade, wenn Unternehmen nur begrenzt über historische Zahlen verfügen, gibt es oft Kosten, die mit Wareneinsatz oder Umsatz skalieren. Da diese Zahlen allerdings mit dem operativen Geschäft skalieren, haben sie einen großen Einfluss auf Ertrag und Liquidität. Beispiel für skalierende kosten können sein::
- Kosten für Zahlungsabwicklung skaliert mit dem Umsatz
- Zoll skaliert mit dem Wareneinsatz
- Kommissionen skaliert mit dem Umsatz
Empfehlung: Berechnen Sie Ihren Nettoumsatz und stellen Sie sicher, dass bei den Kosten eine Vollkostenrechnung angelegt wurde. Hier muss einerseits darauf geachtet werden, dass alle skalierenden Kosten in den Herstellkosten berechnet werden. Andererseits muss jedoch vermieden werden, dass die Vollkostenrechnung solche Posten enthält, die auch in den Gemeinkosten wieder aufgeschlagen werden.
Cashflow-Überwachung
Die Aufrechterhaltung eines gesunden Cashflows ist von zentraler Bedeutung für die meisten KMUs und ist fundamental für die Berechnung der Burn-Rate für Start-ups. In der Jahresplanung ist ein typisches Problem größere Einnahmen und Ausgaben, die auf einen Schlag kommen, ausbleiben oder sich verschieben.
Empfehlung: Mach Sie bei großen Einnahmen einen Stress-Test und prognostizieren Sie die Liquidität, wenn die Zahlungen zwei Monate später kommen als geplant.
Implementieren Sie Strategien zur Vorhersage und Verwaltung des Cashflows, einschließlich der Überwachung von Forderungen und Verbindlichkeiten. Gerade diese Offenen Posten erschweren die Überwachung zwischen den Monaten.
Ziel des Jahresbudgets
In unseren Planungsmeetings stellen wir regelmäßig fest, dass Geschäftsführer:innen sofort die ersten strategischen Maßnahmen planen können, während noch Umsatz- und Kostentreiber besprochen werden. Die Jahresplanung ist oft aufwendiger als gedacht,stellt allerdings auch eine umfangreiche Strategieplanung für das nächste Jahr dar.
Nach der Jahresplanung empfehlen wir dann zwei Runden der Vorstellung und Durchsprache:
- Zum einen mit externen Geldgebern. Die Verpflichtung zu einem Jahresplan gibt allen Beteiligten Sicherheit. So können sich die Geschäftsführer:innen ganz auf die geplante Umsetzung konzentrieren.
- Zum anderen sollte die Planung mit den Abteilungsleiter:innen bzw. Teams Leads besprochen werden. Eine Planung und ein Ziel für Umsatz und Profitabilität sind das Fundament für die selbstbestimmte, aber zielgerichtete Führung einzelner Teams. Dies lässt sich perfekt mit Zielsystemen wie OKRs oder Ähnlichen verbinden.
Überprüfen Sie regelmäßig Ihr Budget in einem Soll-/Ist-Vergleich. Beurteilen Sie die Ressourcenzuweisung zur Unterstützung des Umsatzwachstums und analysieren Sie wichtige Kennzahlen wie Kundengewinnungskosten (Customer Acquisition Costs) und Auslastung. Wir führen für unsere Kunden zwei Planungen:
- Jahresplanung
- Rollierende Planung
Die Jahresplanung bildet die Basis für den Soll-Ist Vergleich. Die rollierende Planung ist entscheidend für das Erwartungsmanagement der Investoren.
Budget-Vorlage für Ihr Unternehmen
Um Ihren Budgetierungsprozess zu erleichtern, bieten wir Ihnen eine Vorlage zum Herunterladen an. Sie enthält voreingestellte Formeln und Kategorien für Einnahmen und Ausgaben und bietet Ihnen gleichzeitig die Flexibilität, sie an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen anzupassen.
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